1. Ligplaatsplanning van een zeeschip dat al effectief aan het opvaren is → BASISREGEL

Van zodra het schip actief wordt opgevolgd in het werkingsgebied Westerscheldemonding door APICS, gelden specifieke regels m.b.t. de opvaart van het schip. Om dit proces vlot en veilig te laten lopen, volgen laattijdige wijzigen in de ligplaats(planning) een apart traject.

De terminalbeheerder kan vanaf opvaart de bestaande planning (ligplaats, meerpaal, meter, meerzijde en meerpositie) niet meer aanpassen via de terminalplanner.  De geplande ETD kan nog wel aangepast worden, zolang het schip nog niet door de scheepsagent is opgegeven om te vertrekken. Van zodra de opgave van vertrek of verhaal is gebeurd, wordt de ETD uit APICS overgenomen, en is deze niet wijzigbaar via de terminalplanner. 

Meerplanningen van verhalende schepen kunnen gewijzigd worden zolang ze nog geen vertrektoelating hebben gekregen (van de sluis of van het ACC naargelang de verhaling al dan niet sluisgebruik impliceert).

2. De door de scheepsagent gevraagde ligplaats wijkt af van de door de terminalbeheerder geplande ligplaats

De geplande ligplaats-van en -tot van een planning aangemaakt of bijgewerkt via de terminalplanner moet minstens gedeeltelijk samenvallen met de gevraagde ligplaats in APICS (opgegeven door de scheepsagent via de plaatsaanvraag).

Toegestaan:

• Plaatsaanvraag APICS: S903 / Planning Terminalplanner: S901 - S903
• Plaatsaanvraag APICS: S903 / Planning Terminalplanner: S901 - S905
• Plaatsaanvraag APICS: S901 - S903 / Planning Terminalplanner: S903 - S905

Niet toegestaan:

• Plaatsaanvraag APICS: S903 / Planning Terminalplanner: S901
• Plaatsaanvraag APICS: S903 / Planning Terminalplanner: S905 - S907
• Plaatsaanvraag APICS: S901 - S903 / Planning Terminalplanner: S905 - S907

3. Toekennen A of B meerpaal indien niet gespecifieerd door terminal

Op bepaalde ligplaatsen hebben meerpalen zowel een A als een B meerpaal, bijvoorbeeld meerpalen 70A en 70B van ligplaats 1710. Er zijn terminalbeheerders die enkel plannen op nummer (70) maar APICS verwacht een precieze opgave van de fysieke meerpaal (70A of 70B). 

Als een terminalbeheerder gebruik maakt van de upload functie voor planningen of reservaties zal APICS zelf een fysieke meerpaal voorstellen als de terminalbeheerder enkel het nummergedeelte specifieert. Standaard wordt meerpaal B toegevoegd (behalve wanneer deze niet bestaat, dan wordt A gebruikt).

Als een terminalbeheerder een planning of reservatie toevoegt of wijzigt in APICS zal een fysieke meerpaal gekozen moeten worden.

4. Toekennen ligplaats indien enkel meerpalen opgegeven

Op bepaalde terminals bevat de planning software van de terminalbeheerder geen gegevens over ligplaatsen, enkel over meerpalen. De ligplaats kan bijgevolg niet gespecifieerd worden in de upload file (CSV of JSON). APICS verwacht unieke combinaties van ligplaats en meerpaal om planningen of reservaties te kunnen registreren.

APICS zal in dergelijke gevallen nagaan of het meerpaalnummer uniek is voor de terminal waarvan de planningen worden opgeladen. Als dat zo is zal APICS zelf de corresponderende ligplaats toevoegen aan de planning of reservatie. Als eenzelfde meerpaalnummer meer dan één keer voorkomt binnen één terminal kan APICS niet eenduidig de corresponderende ligplaats bepalen en zal de planning of reservatie door APICS niet aanvaard worden.

5. Schip wordt gedeeltelijk ingepland op naburige terminal

Het gebeurt dat het schip met zijn voor- of achtersteven gemeerd moet worden bij de naburige terminal. In dergelijke gevallen wordt dit op voorhand onderling afgesproken tussen de terminalbeheerders. 

Het is niet mogelijk om via de terminalplanner een schip in te plannen op een ligplaats en/of meerpaal van een naburige terminal. Wanneer deze situatie zich voordoet, moet de terminalbeheerder deze planning doorgeven aan de Port planners van het Havenbedrijf die deze planning manueel ingeven in APICS. Deze planning wordt wel gevisualiseerd in de terminal planner, maar is niet wijzigbaar.

In een latere fase zal APICS Terminalplanner voorzien dat Terminalbeheerders dit bilateraal kunnen regelen in de Terminalplanner.

6. De Port planner doet een aanpassing van de ligplaatsplanning in APICS

Meerplanningen die door de Port planners van het Havenbedrijf worden ingevoerd of gewijzigd, kunnen niet gewijzigd worden door de Terminalbeheerder via de Terminalplanner. De Terminalbeheerder kan te allen tijde contact opnemen met de Port planners om een wijziging aan te vragen en te laten registreren. 

Deze regel zal pas worden toegepast wanneer de optie "Terminalplanner automatisch synchroniseren met APICS" is geactiveerd voor de betreffende terminal.

7. Meren in 2de / 3de rij

Schepen kunnen ingepland worden langszij een ander gemeerd schip (plannen in 2de, 3de of 4de rij). 

Om eenduidig te kunnen bepalen naast welk gemeerd schip en op welke positie het geplande schip moet liggen, verwacht APICS dat ook bij planningen in de 2de of 3de rij meerpalen worden opgegeven. Gebeurt dit niet dan wordt het schip in het midden van de opgegeven ligplaats ingepland.

8. Veiligheidsmarges

De minimale te respecteren afstand tussen twee gemeerde zeeschepen is 20 meter. Terminalplanner zal een kleinere veiligheidsmarge niet toelaten. Mocht dat in bepaalde gevallen noodzakelijk zijn kan de Terminalbeheerder contact opnemen met de Port planners van het Havenbedrijf.

9. Een geregistreerde gebruiker van bedrijf A moet planningen invoeren voor een terminal van bedrijf B

De beveiliging van de Terminalplanner is gebaseerd op welk bedrijf toegekend is als goederenbehandelaar binnen de module goederenrapportering van APICS (dit volgt de concessieovereenkomsten). Vermits een gebruiker maar gekoppeld kan zijn aan één bedrijf (by design), kan hij of zij enkel planningen ingeven van terminals die gekoppeld zijn aan dat bedrijf. Het kan echter gebeuren dat er bewust afzonderlijke bedrijven zijn aangemaakt, maar dat de gebruiker van het ene bedrijf ook de planningen moet kunnen ingeven van een terminal van een ander bedrijf.

We voorzien in APICS de mogelijkheid dat een bepaald bedrijf een ander bedrijf kan machtigen om de terminalplanning in te voeren voor haar terminals. Deze machtiging geldt voor alle terminals van dat bedrijf.

10. Wijziging meerzijde

De scheepsagent bepaalt de meerzijde ligplaats bij de ligplaatsaanvraag. Indien de terminalbeheerder het schip anders wenst in te plannen in de terminalplanner, krijgt hij een foutmelding met de boodschap de agent te contacteren. Enkel indien agent 'geen voorkeur' (GV) heeft opgegeven, kan de terminal zelf de meerzijde kiezen.

Wanneer door een wijziging van de plaatsaanvraag de meerzijde verschilt met de geplande meerzijde, wordt bij goedkeuring van de plaatsaanvraag, de planning automatisch verwijderd in de terminalplanner en moet de terminalbeheerder het schip opnieuw inplannen.